Các loại giấy tờ đi đường cần thiết khi gửi hàng chành xe là yếu tố pháp lý bắt buộc mà cả chủ hàng và đơn vị vận chuyển đều phải tuân thủ nghiêm ngặt để tránh việc xe bị cơ quan chức năng tạm giữ trên đường lưu thông. Việc thiếu hụt chứng từ không chỉ làm gián đoạn tiến độ giao hàng mà còn có thể khiến doanh nghiệp bị phạt hành chính nặng. Nhằm giúp khách hàng chủ động hơn, Vận Tải Minh Phước xin tổng hợp các loại giấy tờ quan trọng cần phải chuẩn bị khi vận chuyển hàng hóa.
Các loại giấy tờ đi đường cần thiết khi gửi hàng chành xe
Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng
Đối với hàng hóa lưu thông trên thị trường phục vụ mục đích kinh doanh, mua bán, hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng là chứng từ pháp lý quan trọng nhất chứng minh nguồn gốc hợp pháp của sản phẩm. Khi lực lượng quản lý thị trường kiểm tra xe, tài xế bắt buộc phải xuất trình được loại giấy tờ này.
Hóa đơn phải là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ, ghi rõ thông tin bên bán, bên mua, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá và thành tiền tương thích với lượng hàng thực tế đang chở trên xe. Đối với các doanh nghiệp, việc xuất hóa đơn đi kèm hàng hóa là quy trình bắt buộc trong kế toán vận chuyển.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Trong nhiều trường hợp, hàng hóa được vận chuyển từ kho tổng sang kho chi nhánh, hoặc từ nhà máy đến các đại lý thuộc cùng một hệ thống công ty mà không phát sinh hành vi mua bán. Khi đó, chủ hàng không thể xuất hóa đơn tài chính mà phải sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Phiếu này do doanh nghiệp tự in và quản lý theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, trên đó phải thể hiện rõ lệnh điều động nội bộ, địa điểm xuất kho, địa điểm nhận hàng, tên người vận chuyển và thông tin phương tiện. Đây là chứng từ thay thế hóa đơn vô cùng hiệu quả để chứng minh hàng hóa không thuộc diện trốn thuế.
Giấy tờ chứng minh nguồn gốc đối với hàng hóa nhập khẩu
Hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài khi lưu thông trong nội địa Việt Nam luôn chịu sự kiểm soát vô cùng gắt gao từ các cơ quan ban ngành. Nếu chành xe chở hàng ngoại nhập mà không có chứng từ đi đường hợp lệ, toàn bộ lô hàng có thể bị tịch thu vì nghi án hàng lậu.
Chủ hàng cần cung cấp cho đơn vị vận tải tờ khai hải quan đã thông quan, nhãn phụ bằng tiếng Việt dán trên sản phẩm theo quy định, cùng với hóa đơn thương mại từ nhà cung cấp nước ngoài. Tất cả phải trùng khớp về chủng loại, mã số và số lượng hàng hóa.
Giấy chứng nhận kiểm dịch và an toàn thực phẩm
Đối với các mặt hàng đặc thù như nông sản tươi sống, động thực vật, thực phẩm đông lạnh hoặc các loại hóa chất, chế phẩm sinh học, giấy tờ đi đường còn bao gồm các chứng nhận chuyên ngành. Hàng tươi sống cần có giấy kiểm dịch động thực vật do cơ quan thú y hoặc bảo vệ thực vật cấp.
Thực phẩm chế biến sẵn cần có giấy chứng nhận công bố chất lượng và an toàn vệ sinh thực phẩm. Thiếu các giấy tờ này, xe chở hàng sẽ không thể đi qua các trạm kiểm dịch liên tỉnh, dẫn đến nguy cơ hàng hóa bị tồn đọng và hư hỏng rất cao.
Hợp đồng vận chuyển hàng hóa giữa hai bên
Bên cạnh các giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa, bản hợp đồng vận chuyển hoặc cuống phiếu gửi hàng ký kết giữa chủ hàng và chành xe cũng là một loại chứng từ đi đường hữu hiệu. Giấy tờ này giúp xác minh mối quan hệ dịch vụ giữa người gửi và người chở hàng.
Hợp đồng sẽ làm rõ trách nhiệm của các bên khi có sự cố xảy ra và giải trình được lý do vì sao phương tiện lại chở khối lượng hàng hóa đó.
→ Đến với Vận Tải Minh Phước, chúng tôi luôn hỗ trợ khách hàng kiểm tra, rà soát và hoàn thiện mọi thủ tục chứng từ đi đường, đảm bảo hành trình vận chuyển luôn an toàn và hợp pháp tuyệt đối.
CÔNG TY TNHH TM - DV VẬN TẢI MINH PHƯỚC
Địa chỉ: 2094 Quốc lộ 1A, P. Tân Chánh Hiệp, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0962 95 93 96 - 0964 866 769
Email: loan@minhphuoclogistics.com - mai@minhphuoclogistics.com
Website: minhphuoclogistics.com
